Составляем номенклатуру дел.
Начался учебный год – самое время провести анализ действующей номенклатуры дел и подготовить проект новой на 2018-19 уч.год. Рассмотрим основные правила составления и оформления номенклатуры дел.
В каждой образовательной организации должна быть номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроиз водство и архивное дело. Термины и определения» дело – это документ или со вокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в следующих документах:
-
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
-
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
-
письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»;
-
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988;
-
Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения, утв. Министром просвещения СССР 27.11.1980 и Главархивом СССР 15.12.1980, введен в действие приказом Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176.
Примечание: Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на руководителя образовательной организаци
Составление номенклатуры дел следует поручить канцелярии (при ее наличии в образовательных организациях с большим объемом документооборота) или секретарю (если в детском саду небольшой документоо борот).
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. В заголовке номенклатуры дел указывают:
-
вид документа («номенклатура дел») прописными (заглавными) буквами;
-
дату подписания номенклатуры дел (не позднее 1 января года, на который она распространяется);
-
регистрационный номер;
-
год, на который распространяется данная номенклатура дел.
Номенклатуру визирует руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива) и подписывает ответственный за делопроизводство в дошкольной образовательной организации.
Примечание: Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатуру дел целесообразно утвердить отдельным приказом по административно-организационной деятельности. Непосредственно номенклатура дел является приложением к данному приказу.
Учитывая, что государственная или муниципальная дошкольная образовательная организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и с экспертной (или центральной экспертной) комиссией организации – при ее наличии. Если же образовательная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласовывать номенклатуру не нужно.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) – отдельно постоянного и отдельно временного сроков хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке следует сообщить архивному учреждению (если документы передают в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдают на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел нужно поставить отметку, указать должность работника, ответственного за ведение архива (с его подписью).
Для проведения экспертизы входящей и исходящей документации, а также рассмотрения нормативных методических документов по организации делопроизводства (перечней, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и т. п.) и других вопросов в образовательной организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия. Для регламентации ее деятельности разрабатывается положение об экспертной комиссии. В зависимости от принятого в образовательной организации порядка документооборота данное положение можно утвердить отдельным приказом, установив дату его введения в действие, либо просто утвердить за подписью руководителя. В последнем случае датой начала действия положения будет дата его подписания либо она должна быть указана в отдельном пункте положения об экспертной комиссии
